Os tipos de conta Zoom utilizados no serviço Colibri são os seguintes:

Basic:

Pro/Licensed/300:

Reuniões com duração máxima de 30h;

Até 300 participantes por sessão;

Possibilidade de gravação na cloud;

Polls;

Ligação a terminais de videoconferência (H.323 e SIP);

Breakout rooms;

Apenas disponíveis para contas staff ou faculty.

Webinar:

Através desta tabela comparativa, consegue analisar as diferenças entre estas três contas.

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O serviço Colibri é um serviço que requer a autenticação do utilizador através da federação RCTSaai.

O processo de autenticação é realizado por si, no servidor da sua instituição, usando as credenciais que usa normalmente na rede noutros serviços internos como o e-mail, a intranet da sua instituição ou quando acede à rede wireless eduroam.

De forma a ver de que tipo é a sua conta, clique aqui. Uma vez autenticado, irá aparecer toda a informação sobre a sua conta no campo affiliation (students, staff ou faculty).

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Durante a happy hour (19:00 e as 7:00 da manhã), alunos e investigadores têm agora acesso a contas “PRO”. Fora deste período apenas têm acesso a contas “BASIC”, tendo em conta o número elevado de utilizações diárias do serviço.

Com licença “BASIC” podem reunir com até 100 participantes durante 40 minutos. No final dessa sessão, devem sair e voltar a entrar no mesmo link/ID.

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Para se autenticar na aplicação Zoom deve proceder da seguinte forma:

1. Abrir a aplicação Zoom;
2. Escolher a opção Entrar;
3. Escolher a opção SSO;
4. No campo colocar videoconf-colibri (em linux deve também acrescentar .zoom.us)
5. Carregar no botão Continuar.
6. Será reencaminhado para a página de selecção da instituição, onde deverá seleccionar a sua instituição e autenticar-se com as suas credênciais da federação RCTSaai.

Para mais informações consulte a secção sobre a autenticação na aplicação Zoom

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Caso esteja com problemas em autenticar-se no serviço Colibri, deve proceder da seguinte forma:

1. No seu Browser de internet, abrir uma janela de navegação privada.
   Para abrir uma janela de navegação privada no Google Chrome ou Microsoft Edge, poderá usar o atalho de teclado Ctrl+Shit+N, ou clicar no ícone com três pontos, e clicar em Nova janela de navegação privada.
2. Aceder a colibri.fccn.pt, e clique no botão Entrar;
3. Será reencaminhado para a página de seleção da instituição onde deverá selecionar a sua instituição e autenticar-se com as suas credenciais da federação RCTSaai.

Caso consiga aceder ao serviço Colibri com sucesso, deve seguir os seguintes passos:

1. 1. Fechar janela de navegação privada;
   2. Ir às opções do Browser de internet, e limpar a cache do browser;
      Consulte os seguintes artigos de ajuda para saber como limpar a cache:
      Limpar  cache no Google Chrome; Limpar  cache no Microsoft Edge; Limpar  cache no Mozilla Firefox.
   3. Fechar o browser de internet, e voltar a abrir;
   4. Aceder e fazer autenticação no serviço Colibri.

Caso não consiga aceder ao serviço colibri, consulte a nossa FAQ ou entre em contacto connosco, enviando um e-mail com descrição detalhada da situação acompanhada por screenshots do erro para colibri@fccn.pt.

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Quando aparece esta mensagem de erro, significa que anteriormente entrou com o seu e-mail institucional no site da ZOOM. Terá de apagar essa conta, seguindo estes passos:

1. Inicie sessão no portal web do Zoom com o seu e-mail institucional.
2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de conta e, em seguida, em Perfil da conta.
3. Clique em Encerrar minha conta.
4. Clique em Sim para confirmar que deseja encerrar a sua conta Zoom. Isso excluirá a sua conta Zoom permanentemente.
5. Será redirecionado para a página inicial do Zoom e será exibida uma mensagem a informar que a sua conta foi encerrada com sucesso.

Nota: Após este passo o utilizador já poderá aceder ao serviço colibri: colibri.fccn.pt e realizar a autenticação federada no serviço.

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Quando aparece esta mensagem de erro, significa que anteriormente entrou com o seu e-mail institucional no site da ZOOM. Terá de apagar essa conta, seguindo estes passos:

1. Inicie sessão no portal web do Zoom com o seu e-mail institucional.
2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de conta e, em seguida, em Perfil da conta.
3. Clique em Encerrar minha conta.
4. Clique em Sim para confirmar se você deseja encerrar a sua conta Zoom. Isso excluirá sua conta Zoom permanentemente.
5. Você será redirecionado para a página inicial do Zoom e será exibida uma mensagem informando que sua conta foi encerrada com sucesso.

Nota: Após este passo o utilizador já poderá aceder ao serviço colibri: colibri.fccn.pt e realizar a autenticação federada no serviço

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Quando faz a autenticação no serviço Colibri e aparece-lhe a mensagem: “Confirme o seu endereço de e-mail”. Deverá entrar em contacto com o departamento informático da sua Instituição de forma a que sejam corrigidos os atributos do utilizador necessários, para autenticação no serviço Colibri.

Pode consultar os artibutos do seu utilizador no site do serviço RCTSaai na secção My Profile.

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Para agendar uma reunião basta selecionar a opção as minhas reuniões no menu de navegação e depois carregar no botão Agendar uma reunião. Se ainda não estiver autenticado terá de o fazer usando as suas credenciais da federação RCTSaai.

Para mais informações consulte a página de ajuda Zoom.

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Para agendar uma reunião usando a aplicação Zoom deve abrir a aplicação e proceder do seguinte modo:

1. Autenticar-se conforme as instruções em como me devo autenticar na aplicação Zoom e depois carregar no botão Agendar.
2. Inserir os detalhes da reunião e carregar em Salvar.

Para mais informações consulte a página de ajuda Zoom.

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No serviço Colibri só é possível adicionar anfitriões alternativos (Co-hosts) outros utilizadores Colibri pertencentes à rede RCTSaai, que tenham atribuída conta PRO no momento do convite.

Para garantir o sucesso no momento do convite, deverá solicitar ao utilizador que faça a autenticação no serviço Colibri, de forma a passar a ser um utilizador PRO nesse instante.

Durante o decorrer de uma reunião, o anfitrião pode definir qualquer participante como anfitrião alternativo (Co-host).

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No decorrer de uma reunião Zoom o anfitrião e anfitrião alternativo (Co-host) tem acesso às Ferramentas do anfitrião. Este menu centraliza o controle de segurança da reunião, permitindo que o anfitrião ou coanfitrião consigam gerir os participantes, as opções de vídeo, áudio, chat e entre outras opções importantes. A maioria das configurações pode ser pré-definida no momento de agendamento da reunião.

Este menu disponibiliza uma visão clara dos recursos de segurança em vigor, em que o anfitrião pode:

• Bloquear reunião: bloqueia a reunião, impedindo que novos participantes entrem na reunião.
• Habilitar sala de espera: ativa a sala de espera para novos participantes ou para mover os participantes atuais para a sala de espera.
• Ocultar fotos de perfil: oculta todas fotos de perfil, incluindo a do anfitrião. Ao invés disso, os nomes serão exibidos.
• Pode definir de forma independente as seguintes permissões dos participantes: Compartilhar tela; Chat; Renomear a si mesmo; Ativar o próprio áudio; Iniciar vídeo; Anotação sobre conteúdo compartilhado; Partilhar quadros brancos; Compartilhar anotações; Gravar no computador; Solicitar para gravar no computador; Solicitar ao anfitrião para iniciar a gravação na nuvem; Colaborar com o Zoom Apps; Definir temporizadores de reunião.
• Remover participante: permite a remoção de um participante da reunião. O participante não pode voltar novamente a menos que permita que os participantes removidos voltem a ingressar nas configurações da Reunião.
• Suspender atividades do participante: desativar o vídeo, áudio, Zoom Apps e capacidade de partilhar o ecrã de todos os participantes. Também bloqueia a reunião para impedir que os participantes entrem. Esta opção será aplicada a todos os participantes.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações

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Através do serviço Colibri é possível gravar as reuniões Zoom na Cloud.

Estas gravações ficam disponíveis para consulta e download até 30 dias após a data de gravação.

As gravações podem ser consultadas e geridas na página de gravações Zoom

Para evitar perder a sua gravação, transfira para o Educast. Saiba como neste tutorial.

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A Zoom tem uma variedade de opções para a criação de legendas virtuais em Zoom meetings e webinars, as quais fornecem legendas para videoconferências. Estas opções podem ser habilitadas e utilizadas pelos participantes para acompanhar com facilidade as conversas ou para atender as exigências de acessibilidade.

De momento o serviço Colibri disponibiliza a possibilidade de legendagem em tempo real de forma manual, ou a opção de gerar legendas automáticas no idioma em que a reunião está a ser falada.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações.

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O serviço Colibri fornece a possibilidade de requisição de Webinars. Este serviço encontra-se disponível através de uma requisição para as instituições aderentes à RCTS (Rede Ciência Tecnologia e Sociedade).

A componente do serviço Webinar é dedicada a eventos online dirigidos para grandes audiências, pelo que deverá ser apenas solicitado para eventos, que tenham como requisito um mínimo de 300 participantes. O licenciamento atual permite uma lotação máxima de 1000 participantes em cada webinar.

As requisições do serviço webinar devem ser realizadas com dois dias úteis de antecedência (48 horas) . Os pedidos encontram-se sujeitos a uma análise e aprovação da nossa equipa de suporte e as reservas poderão ser condicionadas pela tipologia do evento, disponibilidade de licenciamento e/ou reservas previamente agendadas.

Pode fazer a requisição em: videoconf-colibri.fccn.pt/utils/user/webinar

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Para consultar a lista de inscritos num webinar, precisa de ter uma licença de webinar atribuída e ativa. Pode fazer a requisição de licença de webinar em: videoconf-colibri.fccn.pt/utils/user/webinar

No dia em que a licença de webinar está ativa, pode consultar a lista de inscritos através destes passos:

1. Inicie sessão no site Colibri.
2. No menu de navegação, clique em Webinars.
3. Encontre a sessão agendada que deseja consultar e clique no título do webinar.
4. No menu navegação superior, clique em Convites.
5. Localize a secção Gerenciar Participantes e clique em Exportar lista.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações

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O Zoom AI Companion é um assistente digital de Inteligência Artificial (IA) generativa, que oferece recursos em tempo real para ajudar os utilizadores a melhorar a produtividade e a colaboração.

Na plataforma Colibri estão disponíveis as seguintes funcionalidades, que podem ser ativadas e utilizadas no decorrer das reuniões:

• Questões com IA
  Assistente digital presente na reunião que responde a questões feitas pelos participantes. O utilizador pode pedir que faça um resumo da reunião até ao momento, ou quais os principais tópicos discutidos, entre outras.

• Resumos com IA
  Resumos gerados de forma automática, com os destaques e pontos principais discutidos na reunião.

• Gravação Inteligente com IA
  Criação de capítulos e destaques nas gravações na cloud, de forma automática, realçando os pontos importantes da reunião.

As funcionalidades AI Companion estão disponíveis para os utilizadores com uma conta PRO ou WEBINAR.

Para saber como o AI Companion utiliza os dados, pode consultar o seguinte artigo da Zoom.

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A funcionalidade perguntas AI Companion utiliza tecnologia de IA, para permitir que os participantes na reunião façam perguntas sobre o conteúdo da reunião até ao momento. São fornecidas perguntas predefinidas, tais como “Atualiza-me”, “O meu nome foi mencionado?” e “Quais são os pontos de ação?”. Também são possíveis perguntas personalizadas mais específicas, como “Foi acordada uma data?” e “Houve uma decisão sobre o nome?”.

As perguntas AI Companion tem de ser ativadas pelo Anfitrião no decorrer da reunião, e as resposta geradas só serão referentes a partir de o momento em que a funcionalidade foi ativada.

Para ativar as Perguntas Ai Companion, siga os seguintes passos:

1. Inicie uma reunião como Anfitrião com a aplicação Zoom para desktop.
2. Na barra de ferramentas da reunião, clique em AI Companion, e em Faça perguntas sobre reunião.
   O painel do AI Companion será aberto na reunião, e os participantes receberão uma notificação com a informação que o AI Companion está ativo. Enquanto as perguntas do AI Companion estiver ativo, o símbolo do AI Companion estará ativo no topo da janela de reunião.

3. No topo do painel do AI Companion, no ícone Quem pode fazer perguntas ao AI Companion?, pode selecionar qual o grupo de participantes da reunião que pode interagir com o AI Companion:
   1. Todos os participantes: Permite que todos os participantes façam perguntas sobre toda a reunião, a partir do momento em que o AI Companion foi ativado.
   2. Todos os participantes apenas a partir do momento em que entram: Permite que todos os participantes façam perguntas sobre a reunião desde que entraram na reunião atual.
   3. Apenas anfitriões: Permite que apenas o anfitrião original, o anfitrião alternativo e os utilizadores com privilégios de anfitrião atribuídos antes do início da reunião façam perguntas sobre toda a reunião desde que o AI Companion foi ativado.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações.

Para saber como o AI Companion utiliza os dados, pode consultar o seguinte artigo.

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O Resumo da reunião com o Zoom AI Companion usa tecnologia de IA, e permite que os anfitriões da reunião criem um resumo da reunião gerado por IA. Quando o anfitrião ativa essa funcionalidade numa reunião, os participantes podem receber automaticamente um resumo após o fim da reunião, se o anfitrião optar por compartilhar o resumo com os participantes.

Para ativar o resumo com IA, siga os seguintes passos:

1. Inicie uma reunião na aplicação Zoom para desktop.
2. Na barra de ferramentas da reunião, clique em AI Companion, e em Iniciar resumo.
   O resumo da reunião começará a ser criado, e os participantes receberão uma notificação com a informação que o Resumo da reunião está ativo. Enquanto o Resumo de reunião estiver ativo, o símbolo do AI Companion estará ativo no topo da janela de reunião.

3. Clique em Parar resumo para terminar de gerar o resumo da reunião atual.

Quando a reunião terminar, o resumo da reunião será finalizado e enviado para o e-mail onde pode ser consultado.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações.

Para saber como o AI Companion utiliza os dados, pode consultar o seguinte artigo.

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A Gravação Inteligente permite que a gravação na Zoom Cloud seja organizada em secções chamadas capítulos inteligentes, obtenha as principais conclusões em um formato simples com os destaques de gravação e identifique itens de ação a serem executados após a reunião ou webinar ter terminado. Esta funcionalidade poderá ser útil para reuniões e webinars em que pode querer dividir a gravação para facilitar a sua visualização.

Para ativar a gravação inteligente nas gravações na Cloud, siga os seguintes passos:

1. Inicie sessão no site Colibri;
2. No menu de navegação, clique em Configurações;
3. Na barra de navegação superior, clique em AI Companion;
4. Navegue até secção “Gravando”, e ative a opção
   Smart recording with AI Companion;
   A gravação inteligente ficou ativa. Da próxima vez que começar uma gravação na cloud, a gravação inteligente começa de forma automática. Enquanto a gravação inteligente estiver ativa, o símbolo do AI Companion estará ativo no topo da janela de reunião.

5. No fim da gravação, o Anfitrião receberá um e-mail com a informação que a gravação está disponível. As gravações podem ser consultadas no site Colibri em Gravações.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações.

Para saber como o AI Companion utiliza os dados, pode consultar o seguinte artigo.

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A Zoom disponibiliza a opção de tirar Notas durante as reuniões. A notas podem ser partilhadas com os participantes da reunião, bem como com utilizadores fora da reunião.

Para utilizar as notas durante uma reunião, siga os seguintes passos:

1. Comece uma Reunião na aplicação Zoom para desktop;
2. Na barra de ferramentas da reunião, clique no botão Notas;
3. No canto superior direito, clique em Novo;
4. Uma nova nota será criada e poderá ser editada ou compartilhada com a reunião.

A as notas podem ser consultadas posteriormente no site do serviço Colibri na secção de notas ou na secção de notas no cliente Zoom para desktop.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações.

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A funcionalidade Quadro Branco (Whiteboard) da Zoom oferece aos utilizadores um conjunto de ferramentas fáceis de usar para colaborar em conjunto e capturar ideias, processos e conceitos. Esta funcionalidade pode ser usada para facilitar a partilha de ideias e a colaboração em aulas online, apresentações e sessões de brainstorming.

O Quadro Branco pode ser utilizado durante o decorrer de reuniões ou webinars, bem como de forma autónoma no cliente Zoom para desktop ou no site do Colibri.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações

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A funcionalidade de questionário/votação permite-lhe criar questionários para as suas reuniões e webinars. As perguntas do questionário podem ser de escolha única, escolha múltipla ou com definição de respostas corretas.

Poderá lançar o questionário durante a reunião e recolher as respostas dos participantes, com a possibilidade de apresentação dos resultados de forma imediata. Após a reunião fica disponível para download um relatório com os resultados. As votações podem ser realizadas de forma anónima, se não pretender recolher informações sobre os participantes.

Os questionários podem ser preparados com antecedência e guardados na biblioteca do utilizador, ou podem ser atribuídos a uma reunião especifica. É possível também criar questionários no decorrer de uma reunião ou webinar.

Para adicionar um questionário com antecedência a uma reunião, siga os seguintes passos:

1. Inicie sessão no site Colibri;
2. No menu de navegação, clique em Reuniões;
3. Clique no título da sua reunião agendada. Se não tem uma reunião agendada, agende uma reunião;
4. Na barra de navegação superior, clique em  Enquetes/Quizzes;
5. Clique em Criar para começar a criar um questionário.

Para criar um questionário no decorrer de uma reunião, siga os seguintes passos:

1. Inicie sessão no cliente Zoom para desktop;
2. Inicie uma reunião como anfitrião;
3. Na barra de ferramentas da reunião, clique em Enquetes/Quizzes;
4. Escolha uma das seguintes opções:
   • Clique em Criar se ainda não houver enquetes criadas.
   • No canto superior direito, clique no ícone de adição para adicionar mais enquetes às existentes.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações

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As salas simultâneas permitem dividir uma reunião Zoom até 100 salas separadas, esta funcionalidade pode ser usada para criar salas de trabalho para grupos, ou salas de reunião individuais durante aulas online, apresentações ou conferências.

O anfitrião da reunião pode optar por dividir os participantes nas salas separadas: de forma automática ou manual, ou pode permitir que os participantes selecionem. O anfitrião pode alternar entre as sessões a qualquer momento.

As salas simultâneas tem um número limite de participantes:

• Até 50 salas simultâneas cada sala pode ter até 300 participantes;
• Mais de 50 salas simultâneas cada sala pode ter até 200 participantes.
  O número total de participantes nunca poderá ser superior a 300, limitação atual de participantes para uma reunião Zoom.

Para criar salas simultâneas durante uma reunião, siga os seguintes passos:

1. Comece uma Reunião na aplicação Zoom para desktop.
2. Na barra de ferramentas da reunião, clique no botão Salas simultâneas.
3. Indique o número de salas que pretende criar e a forma como pretende atribuir os participantes a essas salas:
   1. Atribuir automaticamente: Deixe o Zoom atribuir de forma uniforme os participantes por cada uma das salas.
   2. Atribuir manualmente: Escolha os participantes que pretende ter em cada sala.
   3. Permitir que os participantes escolham a sala: Os participantes podem selecionar e entrar nas salas de forma autónoma.
   4. Selecionar salas pré-atribuídas.
4. Clique em Criar;
5. As salas serão criadas, mas não serão iniciadas automaticamente. Pode gerir as salas antes de as iniciar. Após ter configurado as opções das Salas simultâneas, clique em Abrir todas as salas.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações

É também possível criar salas simultâneas e pré-atribuir participantes no momento do agendamento da reunião. Para saber como, consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom

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A Interpretação de idiomas permite que o anfitrião designe até 20 participantes como intérpretes de tradução simultânea, no site Colibri ou durante uma sessão Zoom.

Quando a reunião ou o webinar começa, o anfitrião pode iniciar a funcionalidade de interpretação que permitirá aos intérpretes fornecer os seus próprios canais de áudio para a língua para a qual estão a traduzir. Os participantes podem então selecionar o canal de áudio para ouvir o áudio traduzido na sua língua de eleição, bem como a opção de silenciar o áudio original em vez de o ouvir num volume mais baixo na língua escolhida.

Para ativar a tradução simultânea, siga os seguintes passos:

1. Inicie sessão no site Colibri.
2. No menu de navegação, clique em Reuniões.
3. Clique para editar a sua Reunião agendada. Se não tem uma reunião agendada, agende uma reunião.
4. Navegue até opção de Interpretação e ative a opção Habilitar interpretação de idioma.
5. Introduza as informações dos intérpretes.
6. Clique em Salvar.
7. Para modificar a lista de intérpretes, clique em Editar.

Consulte o seguinte artigo de ajuda da Zoom para obter mais informações

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O serviço Colibri permite a utilização de aplicações do Zoom Marketplace após validação e aprovação pela equipa de gestão do serviço Colibri.

Caso a aplicação que pretenda usar não esteja disponível, pode fazer o pedido de aprovação à equipa Colibri. Envie um e-mail com o nome da aplicação e a lista e-mails dos utilizadores para qual quer ativar a aplicação para colibri@fccn.pt.

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A maior parte das opções das configurações têm a possibilidade de ser editadas, pelo próprio utilizador: activar (modo azul) ou desactivar (modo cinza).

As opções com a nota: “Bloqueado pelo administrador”, estão ativas por defeito. Deste modo, essa funcionalidade estará sempre disponível.

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